Die Schülerakte – Einsicht, Kopien, Weitergabe

Die Schülerakte ist die Akte, in der die Schule die für die Schullaufbahn wesentlichen Unterlagen Ihres Kindes führt. Viele Eltern erfahren erst im Streitfall, dass es sie überhaupt gibt – und was darin steht.

Sie haben ein Recht darauf, sie zu sehen. Und in aller Regel auch darauf, Kopien zu bekommen.

Was in der Schülerakte steht

§ 37 BaySchO zählt auf, was zu den Schülerunterlagen gehört – der Katalog ist geschlossen, endet aber mit einem Auffangtatbestand (Buchst. p). Sie bestehen aus zwei Teilen: der Schülerakte (§ 37 Satz 2 Nr. 1) und den Leistungsnachweisen (§ 37 Satz 2 Nr. 2). Für die Grundschulzeit sind vor allem wichtig:

• das Schülerstammblatt und der Schullaufbahnbogen
• die Notenbögen – dort trägt jede Lehrkraft „die Ergebnisse der schriftlichen, mündlichen und praktischen Leistungsnachweise der einzelnen Schülerin oder des einzelnen Schülers sowie damit zusammenhängende Bemerkungen“ ein (§ 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. g)
• Zwischenberichte, soweit sie Halbjahreszeugnisse ersetzen
• Unterlagen zu Nachteilsausgleich und Notenschutz, Förderpläne, sonderpädagogische Gutachten
• die sonstigen schriftlichen Vorgänge, die Ihr Kind einzeln betreffen – aber nur, soweit sie „zur nachvollziehbaren und transparenten Dokumentation der Schullaufbahn zwingend notwendig sind“ (§ 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. p BaySchO); die Durchführungshinweise verlangen dafür einen „strengen Maßstab“ (Nr. 2.9 Satz 2). Die Durchführungshinweise nennen unter Nr. 2.9 als Beispiele rechtlich erhebliche Erklärungen wie Anmeldung, Antrag auf Unterrichtsbefreiung oder Krankmeldung, Urkunden und Bescheinigungen, Atteste und Unterlagen über eine verhängte Attestpflicht – und ausdrücklich „rechtlich erheblicher Schriftwechsel (z.B. hinsichtlich nicht im Schullaufbahnbogen aufgeführter Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen)“. Ein Verweis kann also sehr wohl in der Akte liegen, obwohl er im Schullaufbahnbogen nicht erscheint. Die Durchführungshinweise nennen dafür sogar einen zweiten Ort: In den Notenbogen trägt die Lehrkraft nach Nr. 2.6 Satz 2 auch „sonstige, nicht in den Schullaufbahnbogen einzutragende Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen“ ein
• die Leistungsnachweise selbst: schriftliche Arbeiten, praktische Arbeiten und beides in digitaler Form (§ 37 Satz 2 Nr. 2 Buchst. a bis c BaySchO – Buchst. c erfasst ausdrücklich die digital gespeicherten Leistungsnachweise)

Nicht dazu gehören Unterlagen, die der Schweigepflicht unterliegen – etwa beim Schulpsychologen. Sie bleiben dort, wo sie sind (§ 37 Satz 3 BaySchO, § 203 StGB).

Umgekehrt gilt: Nicht alles, was die Schule über Ihr Kind verarbeitet, steht in der Schülerakte. Klassenbücher, Konferenzprotokolle und Verwaltungsvorgänge gehören als solche nicht dazu – ein einzelnes Schriftstück, das Ihr Kind betrifft, kann dagegen als sonstiger wesentlicher Vorgang in der Akte landen – aber nur, wenn es für die Dokumentation der Schullaufbahn zwingend notwendig ist (§ 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. p BaySchO, Durchführungshinweise Nr. 2.9 Satz 2). Für diese Daten gilt aber weiterhin Art. 15 DSGVO – deshalb steht in unserer Briefvorlage neben der Akte auch der datenschutzrechtliche Antrag.

Ihr Recht auf Einsicht

Nach § 41 Abs. 1 BaySchO haben Sie als Erziehungsberechtigte das Recht, in die Schülerakte Ihres Kindes Einsicht zu nehmen. In die Leistungsnachweise dürfen Sie sehen, sobald die jeweilige Leistungsfeststellung abgeschlossen ist.

Bei gemeinsamem Sorgerecht kann jeder Elternteil die Einsicht für sich verlangen. Das Recht knüpft an das Sorgerecht an – nicht daran, bei wem das Kind lebt (Durchführungshinweise Nr. 6.2 Satz 7; Art. 74 Abs. 2 Satz 1 BayEUG).

Verwehrt werden darf die Einsicht vor allem dann, soweit Daten Ihres Kindes mit Daten Dritter derart verbunden sind, dass eine Trennung „nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist“ (§ 41 Abs. 2 Satz 1 BaySchO). Betrifft das nur einzelne Angaben, sind diese nach Möglichkeit zu schwärzen – die übrigen Unterlagen bleiben zugänglich (Durchführungshinweise Nr. 6.2 Sätze 3 bis 5). Und selbst dann ist die Schule nicht aus der Pflicht: Sie muss Ihnen über die vorhandenen Daten Auskunft erteilen (§ 41 Abs. 2 Satz 2 BaySchO). Eine pauschale Verweigerung ist „in jedem Fall unzulässig“ – so steht es wörtlich in den Durchführungshinweisen zum Umgang mit Schülerunterlagen (Nr. 6.2 Satz 6). Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz bestätigt das in seinem Arbeitspapier Datenschutz bei Schülerunterlagen.

Es gibt einen zweiten Grund, den man kennen sollte: Nach § 41 Abs. 2 Satz 3 BaySchO können Einsicht und Auskunft eingeschränkt oder versagt werden, wenn das zum Schutz des Kindes oder der Erziehungsberechtigten erforderlich ist. Der Landesdatenschutzbeauftragte bezeichnet § 41 Abs. 2 BaySchO insgesamt als eng auszulegen und spricht von „seltenen Ausnahmefällen“ (BayLfD, Arbeitspapier „Datenschutz bei Schülerunterlagen“, Version 1.0, Stand 15.07.2023). Eine pauschale Berufung darauf genügt nicht: Die Schule muss im Einzelfall prüfen und nachvollziehbar begründen, warum sie einschränkt – ohne dabei genau das preiszugeben, was sie schützen will.

Ihr Recht auf Kopien

Eine Ebene ist dabei wichtig: § 41 BaySchO selbst regelt nur die Einsicht. Der Anspruch auf Kopien folgt aus Nr. 6.3 der Durchführungshinweise und aus Art. 15 Abs. 3 DSGVO.

In den Durchführungshinweisen heißt es unter Nr. 6.3: „Die Anfertigung von Abschriften und Ablichtungen soll nur bei Vorliegen berechtigter Interessen erfolgen.“

Das klingt nach einer Hürde. Für Eltern ist es eine niedrige – man muss sie nur benennen.

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz hat dazu ausgeführt, als berechtigtes Interesse komme „wohl jedes rechtliche, wirtschaftliche oder ideelle Interesse an der Anfertigung von Kopien“ in Betracht; er gehe davon aus, dass die Schule die Kopien „im Regelfall“ anfertigt, wenn berechtigte Interessen vorgetragen werden (Schreiben vom 9. März 2023, Az. DSB/5-631-3-3). Bei Eltern liegt das in der Natur der Sache: Sie müssen den Leistungsstand ihres Kindes kennen, um den Lernfortschritt über die Zeit nachvollziehen und die Benotung überprüfen zu können. Wer das im Antrag benennt, hat sein berechtigtes Interesse dargelegt – mehr verlangt die Vorschrift nicht.

Zwei Punkte, die dabei oft übersehen werden:

• Die Schule fertigt die Kopien an, nicht Sie. Nr. 6.3 Satz 2 schließt aus, dass Antragstellende bei der Einsicht selbst kopieren. Das ist keine Schikane, sondern nimmt Ihnen die Arbeit ab. Es gilt aber nur für das förmliche Einsichtsverfahren in der Schule: Eine Probe, die Ihr Kind nach Hause bringt, dürfen Sie selbstverständlich ablichten – dazu mehr auf der Seite Proben kopieren.
• Kosten müssen nicht anfallen. Nach Nr. 6.4 können öffentliche Schulen darauf verzichten; an staatlichen Schulen ist das „im Regelfall möglich“ (Nr. 6.4; Rechtsgrundlage ist Art. 16 Abs. 3 des Kostengesetzes).

Unabhängig vom Schulrecht gilt die Datenschutz-Grundverordnung: Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO gibt es einen Anspruch auf eine vollständige und verständliche Kopie der personenbezogenen Daten (BVerwG, Urteil vom 30.11.2022 – 6 C 10.21, NJW 2023, 1079). Das kann die Kopie ganzer Dokumente erfordern, wenn die Daten nur in ihrem Zusammenhang verständlich sind (EuGH, Urteil vom 04.05.2023, C-487/21). Daten und Rechte anderer Personen können dabei Schwärzungen nötig machen (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Die erste Kopie ist unentgeltlich (Art. 15 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit Art. 12 Abs. 5 Satz 1 DSGVO); ein Entgelt kommt nur für weitere Kopien (Art. 15 Abs. 3 Satz 2 DSGVO) oder bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen in Betracht – und dafür trägt die Schule die Beweislast (Art. 12 Abs. 5 Sätze 2 und 3 DSGVO). Betroffene Person ist dabei Ihr Kind – Sie machen den Anspruch als gesetzliche Vertreter für es geltend. Dieser Anspruch besteht neben dem Einsichtsrecht und wird von ihm nicht verdrängt (§ 41 Abs. 3 BaySchO). Begründen müssen Sie ihn nicht.

Wer sonst in die Akte sieht

Nicht jede Lehrkraft darf alles lesen. § 38 Abs. 2 BaySchO bestimmt, dass der Zugriff „jeweils auf den konkreten Einzelfall zu beschränken“ ist. Zugriff dürfen insbesondere erhalten:

• Lehrkräfte – aber nur für die von ihnen unterrichteten Kinder und nur, soweit es für ihre Aufgabe erforderlich ist
• die Schulleitung
• Beratungslehrkräfte und Schulpsychologen im Rahmen der Schulberatung

Das Wort insbesondere steht so im Gesetz. Die Aufzählung ist also nicht abschließend – im konkreten Einzelfall kann auch eine andere an der Schule tätige Person Zugriff bekommen, wenn sie ihn für ihre Aufgabe braucht. Die Schranke davor bleibt in jedem Fall bestehen: beschränkt auf den konkreten Einzelfall, beschränkt auf das Erforderliche.

Nach Beendigung des Schulbesuchs darf nur noch die Schulleitung im konkreten Einzelfall zugreifen. Gemeint ist nach dem Zusammenhang der Vorschriften der Besuch dieser Schule – § 40 Satz 2 BaySchO lässt die Aufbewahrungsfristen ab dem Schuljahr laufen, in dem das Kind „die Schule verlässt“, und § 39 regelt gerade den Wechsel. Der Zugriff ist also auch nach einem Wechsel beschränkt, nicht erst am Ende der ganzen Schullaufbahn, und auch das nur, soweit es zur Erfüllung ihrer rechtlichen Aufgaben erforderlich ist oder die Betroffenen eingewilligt haben. Die Einwilligung muss schriftlich erfolgen und sich auf einen konkret benannten Zweck beziehen; ab dem 14. Geburtstag muss Ihr Kind zusätzlich selbst zustimmen (§ 38 Abs. 3 BaySchO).

Wenn Ihr Kind die Schule wechselt

Das ist der Punkt, der beim Übertritt jede Familie betrifft und den kaum jemand kennt. § 39 BaySchO unterscheidet:

• Zwischen öffentlichen Schulen gehen Schülerstammblatt, Masernschutz-Dokumentation und Schullaufbahnbogen im Original mit, beim Übertritt von der Grundschule zusätzlich das Jahreszeugnis der Jahrgangsstufe 4. Weitere Unterlagen nur, soweit sie für die weitere Schulausbildung erforderlich sind.
• An eine staatlich anerkannte Ersatzschule gehen Stammblatt und Schullaufbahnbogen ohne Einwilligung als Abschrift. Alle anderen Unterlagen nur mit Ihrer schriftlichen Einwilligung und ebenfalls nur als Abschrift.
• An andere Schulen dürfen Schülerunterlagen nur mit Ihrer schriftlichen Einwilligung und nur als Abschrift weitergegeben werden. Die Einwilligung muss einen konkret benannten Zweck nennen; ab dem 14. Geburtstag muss Ihr Kind zusätzlich selbst zustimmen (§ 39 Abs. 4 in Verbindung mit § 38 Abs. 3 BaySchO).
• Ein sonderpädagogisches Gutachten der Förderschule oder ein förderdiagnostischer Bericht wird nur mit Einwilligung weitergegeben – es sei denn, es ist eine erhebliche Beeinträchtigung von Mitgliedern der Schulgemeinschaft zu besorgen (§ 39 Abs. 1 Satz 5 BaySchO, Art. 41 Abs. 4 Nr. 2 BayEUG).
• An andere Stellen als Schulen ist eine Weitergabe ohne Einwilligung nicht zulässig. Unberührt bleiben die gesetzlichen Übermittlungsbefugnisse des Art. 85 BayEUG – darauf verweist § 39 Abs. 3 BaySchO ausdrücklich.

Mitbestimmen können Sie dort, wo das Gesetz eine Einwilligung verlangt – bei anderen Schulen, bei anderen Stellen und bei Ersatzschulen für alles außer Stammblatt und Schullaufbahnbogen. Was zwischen zwei öffentlichen Schulen nach § 39 Abs. 1 BaySchO weiterzugeben ist, können Sie dagegen nicht verhindern.

Und es bleibt nicht von allem eine Abschrift an der alten Schule. Vorgeschrieben ist das nur für Stammblatt, Masernschutz-Dokumentation, Schullaufbahnbogen und die Unterlagen zur Sprachstandserhebung (§ 39 Abs. 1 Satz 6 BaySchO). Für das Jahreszeugnis der 4. Klasse und für die „weiteren Unterlagen“ ist es nicht vorgeschrieben – ein Grund mehr, sich die Akte vor dem Wechsel kopieren zu lassen.

Und was ist mit Ordnungsmaßnahmen? Der Schullaufbahnbogen enthält eine Übersicht über die ausgesprochenen Ordnungsmaßnahmen – aber nur über die schweren. Nach § 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. f BaySchO sind das die Maßnahmen nach Art. 86 Abs. 2 Nr. 6 bis 10 BayEUG: Androhung der Entlassung, Entlassung, Zuweisung an eine andere Schule der gleichen Schulart (bei Pflichtschulen), Ausschluss von allen Schulen einer Schulart oder mehrerer Schularten.

Ein schriftlicher oder verschärfter Verweis steht dort nicht. Der Katalog des Art. 86 Abs. 2 BayEUG hat zehn Stufen – nur die Hälfte davon wird im Schullaufbahnbogen festgehalten:

Weil der Schullaufbahnbogen beim Wechsel zwischen öffentlichen Schulen im Original mitgeht, wandern die Stufen 6 bis 10 automatisch mit. Ein Verweis tut das nicht automatisch.

Liegt ein Verweis als sonstiger Vorgang in der Akte, darf er nur weitergegeben werden, soweit er „für die weitere Schulausbildung erforderlich“ ist (§ 39 Abs. 1 BaySchO). Das ist die Stelle, an der Sie nachfragen können, worin diese Erforderlichkeit liegen soll.

Wie lange die Unterlagen bleiben

§ 40 BaySchO setzt die Fristen, gerechnet ab Ablauf des Schuljahres, in dem Ihr Kind die Schule verlässt:

• 50 Jahre nur für das Schülerstammblatt, die Abschlusszeugnisse, die Zeugnisse mit wichtigen schulischen Berechtigungen und die Urkunden über Berufsbezeichnungen (§ 37 Satz 2 Nr. 1 Buchst. a bis d)
• ein Jahr für alle übrigen Bestandteile der Schülerakte (Buchst. e bis p) – also auch für den Schullaufbahnbogen, die Notenbögen, die Förderunterlagen und die sonstigen Vorgänge
• zwei Jahre für die Leistungsnachweise, hier gerechnet ab dem Schuljahr, in dem sie angefertigt wurden

Der Schullaufbahnbogen – der mit den Ordnungsmaßnahmen – gehört also in die Ein-Jahres-Gruppe, nicht zu den 50 Jahren. Der Landesdatenschutzbeauftragte fasst § 40 BaySchO genauso zusammen: 50 Jahre für „das Schülerstammblatt mit seinen Basisdaten sowie wichtige (Abschluss-)Zeugnisse und Urkunden“, ein Jahr für die „sonstigen Unterlagen der Schülerakte“, zwei Jahre für die Leistungsnachweise.

Länger aufbewahren darf die Schule nur, wenn das im Einzelfall erforderlich ist, um eine ihr durch Rechtsvorschriften zugewiesene Aufgabe zu erfüllen – bei staatlichen Schulen außerdem zur vollständigen Übergabe an das Staatsarchiv. Und sie muss die Gründe nachvollziehbar dokumentieren (§ 40 Satz 4 und 5 BaySchO). Auch danach kann man fragen.

Praktische Leistungsnachweise sollen sogar schon nach der Bewertung zurückgegeben werden. Wer etwas braucht, sollte deshalb nicht zu lange warten.

Wenn Sie die Akte anfordern wollen

Wenn die Schule ablehnt

Setzen Sie eine kurze Nachfrist und bitten Sie schriftlich um Angabe, welche Unterlagen zurückgehalten werden und auf welche Rechtsgrundlage sich die Schule stützt.

Bleibt es dabei, können Sie sich bei einer öffentlichen Schule an den Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz wenden (Wagmüllerstraße 18, 80538 München). Bei einer privaten Schule ist in der Regel das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig. In unserer Erfahrung hat oft schon die Einschaltung der Aufsichtsbehörde genügt.

Und die Noten?

Wenn es Ihnen um die Einzelnoten und die Kopien der Proben geht, finden Sie auf der Seite Notenübersicht eine fertige Vorlage zum Herunterladen.

Quellen: §§ 37 bis 41 BaySchO; Art. 41 Abs. 4 Nr. 2, Art. 74 Abs. 2, Art. 85, Art. 86 Abs. 2 BayEUG; Art. 12 Abs. 5, Art. 15 Abs. 3 und 4 DSGVO; § 203 Abs. 1 StGB; Art. 16 Abs. 3 KG. BVerwG, Urteil vom 30.11.2022 – 6 C 10.21, NJW 2023, 1079. Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen (Bek. vom 13.10.2015, KWMBl. S. 221, geändert durch Bek. vom 30.06.2016, KWMBl. S. 151), Nrn. 2.6, 2.7, 2.9, 6.2 bis 6.4. BayLfD, Arbeitspapier „Datenschutz bei Schülerunterlagen“, Version 1.0, Stand 15.07.2023; BayLfD, Schreiben vom 09.03.2023, Az. DSB/5-631-3-3. Fischer/Jeremias/Dieterich, Prüfungsrecht, 9. Auflage 2026, Rn. 190.

Rechtlicher Hinweis: Diese Seite enthält allgemeine, nicht auf einen konkreten Einzelfall bezogene Informationen zum bayerischen Schulrecht und eine Einordnung aus Sicht betroffener Eltern. Sie enthält keine individuelle rechtliche Prüfung oder Handlungsempfehlung; konkrete Fälle werden auf dieser Seite nicht beurteilt. Für die Beurteilung eines Einzelfalls sind dessen tatsächliche Umstände, die jeweils geltenden amtlichen Fassungen der einschlägigen Vorschriften und die einschlägige Rechtsprechung zu berücksichtigen. Bei Bedarf sollte fachkundiger Rechtsrat eingeholt werden. Trotz sorgfältiger Prüfung können die Angaben Fehler enthalten; bitte prüfen Sie die genannten Vorschriften und Entscheidungen selbst. Stand: 04.08.2026