Kopien der Probeunterrichts-Unterlagen beantragen

Nach dem Probeunterricht erfahren Eltern oft nur zwei Gesamtnoten und einen Satz. Wer verstehen will, wie die Noten zustande gekommen sind — oder überlegt, sich zu wehren —, braucht die Unterlagen. Nicht einen Blick darauf in einem Sekretariat: eigene Kopien, in Ruhe zu Hause. Diese Seite erklärt, was Ihnen zusteht, stellt einen fertigen Antrag zum Herunterladen bereit und zeigt, was zu tun ist, wenn die Schule mauert — mit einer Einordnung aus unserer Sicht.

Dieser Antrag ist ein eigener Weg. Er ist nicht dasselbe wie die Einsicht in die Schülerakte der Grundschule (dazu → Schülerakte und Unterlagen): Die Probeunterrichts-Unterlagen liegen bei der weiterführenden Schule, oft verteilt auf zwei.

Was Ihnen zusteht: Kopien, nicht nur ein Einsichtstermin

Nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO haben Sie für Ihr Kind Anspruch auf eine Kopie der Unterlagen, die es beim Probeunterricht betreffen. Die erste Kopie ist kostenlos, der Antrag muss nicht begründet werden, und ein angebotener Einsichtstermin vor Ort ersetzt den Anspruch nicht. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass Prüfungsantworten und die Anmerkungen der Korrektoren personenbezogene Daten des Prüflings sind und die Kopie eine originalgetreue, verständliche Wiedergabe sein muss — bei farbigen Korrekturzeichen also farbig. Das Bundesverwaltungsgericht hat den Anspruch auf eine unentgeltliche Kopie schriftlicher Prüfungsleistungen samt Korrektur ausdrücklich bestätigt.

Zum Probeunterricht gehört dabei mehr als die Blätter der schriftlichen Prüfungen: der Notenbogen mit allen Teilnoten und Punktzahlen, die Niederschrift über den Probeunterricht, die Protokolle der Schlussbesprechung des Aufnahmeausschusses, die Beobachtungsbögen und Notizen der Lehrkräfte — gerade zum mündlichen Teil, der ein Drittel der Note ausmacht (→ Der mündliche Probeunterricht) — sowie der konkret angewandte Bewertungsschlüssel mit den Punktgrenzen. All das benennt die Vorlage unten einzeln.

Wann sich der Antrag lohnt — und was Sie mit den Unterlagen prüfen

Am wichtigsten ist dieser Antrag nach einem Nichtbestehen — und dann, wenn auch die Aufnahme über zweimal die Note 4 nicht erreicht ist (→ Probeunterricht). Dann entscheidet der Blick in die Unterlagen darüber, ob es etwas anzugreifen gibt. Drei Fragen, in der Reihenfolge ihrer Bedeutung:

1. Wurde etwas geprüft, was die Grundschule noch nicht behandelt hatte? Das ist die häufigste und aussichtsreichste Frage. Der Probeunterricht darf nur Inhalte prüfen, die an den Grundschulen erarbeitet worden sind — die Grundschulen unterrichten aber nicht einheitlich, und die Aufgaben werden landeseinheitlich gestellt. Gehen Sie deshalb jede Aufgabe neben den Heften, Arbeitsheften und Büchern Ihres Kindes durch. Trifft es eine Aufgabe, geht sie nach den Vorgaben nicht in die Bewertung ein, und der Bewertungsschlüssel wird angepasst — das kann eine Note kippen. Wie Sie das prüfen und beantragen, steht auf → Nicht behandelter Stoff im Probeunterricht.

2. Stimmen Punkte, Schlüssel und Note? Rechnen Sie nach: Punktzahl je Teil, Notenzuordnung nach dem Schlüssel, Gewichtung der Teile, Rundung. Und sehen Sie sich die Korrektur selbst an — nach den Verwaltungsvorgaben ist sie „urkundensicher, mit deutlicher Fehlerkennzeichnung, bei Aufsätzen ggf. mit erklärenden Randbemerkungen, auf jeden Fall aber mit zusammenfassender Würdigung der erbrachten Schülerleistung am Ende der Arbeit“ vorzunehmen; ihr Prinzip muss sein, „die Berechtigung der erteilten Note auch für die Erziehungsberechtigten und Außenstehende unmittelbar erkennbar zu machen“ (Schreiben der MB-Dienststelle Oberbayern-West vom 17.03.2023, Nr. 2.5 — liegt uns vor). Fehlt das in Ihren Kopien, ist das selbst ein Befund. Die Formeln und Schlüssel: → Nach welchen Regeln läuft der Probeunterricht?

3. Wie kam die mündliche Note zustande? Sie entsteht ohne Klausur — aus Beobachtungen im Unterrichtsgespräch. Genau diese Eindrücke sind festzuhalten, und für den Streitfall gilt nach den Verwaltungsvorgaben:

„Die entsprechenden Protokolle sind damit eine der Grundlagen der schulischen Entscheidung und Bestandteil der fortlaufenden Niederschrift. Bei Überprüfungen, in Beschwerdefällen und bei Verwaltungsgerichtsverfahren sind sie stets mit vorzulegen.“

(Schreiben der MB-Dienststelle Oberbayern-West vom 17.03.2023, Nr. 2.6 — liegt uns vor)

Ob Sie diese Protokolle nur einsehen dürfen oder als Kopie bekommen, sagen die Vorgaben nicht — das regelt Ihr Kopienanspruch nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO, der auch für sie gilt. Nehmen Sie Beobachtungsbögen und Protokolle des dritten Tages deshalb ausdrücklich in Ihren Antrag auf; in der Vorlage sind sie enthalten. Und denken Sie auch an die schriftlichen Tage: Nach denselben Vorgaben soll eine gerade nicht unterrichtende Lehrkraft die Kinder schon während der schriftlichen Prüfungen beobachten, „wobei den resultierenden schriftlichen Aufzeichnungen besondere Bedeutung zukommt“ (Nr. 2.2.4) — auch diese Aufzeichnungen gehören zu den Unterlagen. Wie die mündliche Note zustande kommt: → Der mündliche Probeunterricht.

Rechnen Sie mit dem Angebot eines Einsichtstermins — und geben Sie sich damit nicht zufrieden

Wie Schulen auf den Antrag reagieren, ist sehr unterschiedlich. Manche legen die Kopien zügig zusammen und melden sich, wenn alles zum Abholen bereitliegt — genau so, wie es sein soll. Andere lehnen zunächst ab. Und eine dritte Gruppe bietet stattdessen einen Termin zur Einsichtnahme an: eine Stunde im Sekretariat oder im Büro der Schulleitung, gern zusammen mit den Lehrkräften, die den Probeunterricht durchgeführt haben. Das ist meist freundlich gemeint, aber es ist nicht das, was Ihnen zusteht. Und es ist auch nicht sinnvoll: Die Prüfung der Unterlagen braucht Zeit, Konzentration und Ruhe. Bei einem Termin in der Schule sitzt man angespannt neben den Prüfenden, wird beobachtet, während man liest, und kann nichts in Etappen durchgehen, nichts nachschlagen, nichts jemandem zeigen, der sich auskennt. Kopien können all das — und genau dafür gibt es den Anspruch.

Wo es hakt, liegt es nach unserer Erfahrung selten an bösem Willen. Viele Schulleitungen wissen schlicht nicht, welche Rechte die DSGVO Eltern und Schülern gibt und was alles unter den Kopienanspruch fällt — Prüfungsarbeiten samt Korrektur, Niederschrift, Beobachtungsbögen, Bewertungsschlüssel. „Kommen Sie doch zur Einsicht“ ist dann keine Ablehnung, sondern Unkenntnis. Und ja: Kopien, die man mit nach Hause nimmt und anderen zeigen kann, sind der Schule natürlich weniger lieb als ein betreuter Termin. Beides ändert nichts an der Rechtslage.

Was sich in solchen Gesprächen bewährt hat, ist Höflichkeit mit Beharrlichkeit: sich nicht abwimmeln lassen. Am Antrag festhalten, auf Art. 15 Abs. 3 DSGVO verweisen, eine kurze Frist setzen — und notfalls den nächsten Schritt gehen (unten). In allen Fällen, die uns bekannt sind, haben Eltern, die hartnäckig geblieben sind, am Ende sämtliche Kopien erhalten. Keine einzige Familie, von der wir wissen, ist damit gescheitert.

Die Rückendeckung aus dem Ministerium

Dass dieser Anspruch keine Theorie ist, zeigt ein Fall aus dem Jahr 2026, der uns vollständig dokumentiert vorliegt. Eine Familie hatte nach einem nicht bestandenen Probeunterricht genau diesen Antrag gestellt. Die Schule bot zunächst nur einen zweistündigen Einsichtstermin an und verwies im Übrigen an die Schule, die den Probeunterricht durchgeführt hatte. Die Familie wandte sich daraufhin mit dem Antrag und dem Schriftverkehr an das Kultusministerium — und das zuständige Referat schrieb der Schulleitung innerhalb von zwei Tagen:

„bitte nehmen Sie das Auskunftsersuchen dieser Schülerinmutter ernst. Nach dem zitierten Art. 15 Abs. 3 DSGVO steht ihr der Anspruch auf Kopien der Unterlagen, die ihre Tochter beim Probeunterricht betreffen, zu.“

(Schreiben des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus an eine Schulleitung, Mai 2026 — liegt uns vor)

Kurz darauf konnte die Familie die Kopien abholen. Die Richtung war damit amtlich klargestellt: Der Anspruch besteht — und das Ministerium steht dahinter.

Für den Sonderfall, dass Ihr Kind den Probeunterricht nicht an der Schule abgelegt hat, an der Sie es angemeldet haben (das kommt vor, wenn mehrere Gymnasien den Probeunterricht gemeinsam an einem Ort durchführen): So lag es auch in diesem Fall, und das Ministerium hat auch das geklärt — die Weiterverweisung an die durchführende Schule sei „in der Sache zwar richtig“, die Schule, die den Bescheid erlassen hat, wurde aber gebeten, dafür zu sorgen, dass die Familie die Unterlagen bekommt. Stellen Sie den Antrag also an die Schule, die Ihren Bescheid erlassen hat; sie muss sich um den Rest kümmern.

So stellen Sie den Antrag

Unsere Vorlage enthält alle fünf Teile des Antrags, jede Unterlage einzeln benannt, die Rechtsgrundlagen zum Mitgeben und zwei Seiten Ausfüllhinweise:

• Auskunft und Kopien (Art. 15 DSGVO) — Notenbogen, Prüfungsarbeiten in Farbe, Niederschrift, Protokolle, Beobachtungsbögen, Gutachten;
• Einsicht in die Bewertungs- und Durchführungsvorgaben (Art. 29 BayVwVfG) — Bewertungsschlüssel mit Punktgrenzen, Hinweise der Ministerialbeauftragten, das einschlägige ministerielle Schreiben;
• Begründung der mündlichen Bewertungen in Deutsch und Mathematik;
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — damit Notizen und Beobachtungsbögen nicht vernichtet werden, solange die Sache offen ist;
• Mitteilung, ob bereits Aufzeichnungen vernichtet wurden.

Download: Die Antragsvorlage (Brief mit Rechtsgrundlagen und Ausfüllhinweisen, 6 Seiten) — als Word-Datei · als PDF. Und für den Fall, dass die Schule nein sagt, das Muster für das Schreiben an das Ministerium (3 Seiten) — als Word-Datei · als PDF. Stand beider Dateien: 15. August 2026.

Richten Sie den Antrag an die Schule, deren Briefkopf auf dem Ergebnis-Bescheid steht — in der Regel die Schule, an der Sie Ihr Kind angemeldet haben, auch wenn der Probeunterricht woanders stattfand. Eine E-Mail genügt; ein unterschriebener Brief ist nicht nötig. Das hat sogar einen Vorteil: Wer den Antrag elektronisch stellt, soll die Unterlagen auch in einem gängigen elektronischen Format bekommen (Art. 15 Abs. 3 Satz 3 DSGVO) — also als Scan oder PDF statt als Papierstapel zum Abholen. Und stellen Sie ihn früh: Die schriftlichen Arbeiten werden zwei Jahre aufbewahrt (§ 3 Abs. 4 GSO), aber Notizen und Beobachtungsbögen können schnell verschwinden — deshalb gehört der Vernichtungsschutz nach Art. 18 DSGVO von Anfang an in den Antrag. Die Schule hat für die Antwort höchstens einen Monat (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Das ist keine theoretische Vorsicht. Die internen Rundschreiben zum Aufnahmeverfahren ordnen die Vernichtung ausdrücklich an:

„Separate Notizen der einzelnen Lehrkräfte über ihre jeweiligen Beobachtungen im Probeunterricht sind nach Fertigstellung der Niederschrift über den Probeunterricht zu vernichten.“

(Rundschreiben der MB-Dienststelle Oberbayern-West zum Aufnahmeverfahren 2024 vom 29.02.2024, Nr. 3; nahezu wortgleich in den Rundschreiben für Unterfranken und die Oberpfalz — liegen uns vor)

Aus unserer Sicht ist diese Anweisung höchst zweifelhaft: Vernichtet wird genau das Material, mit dem sich die mündliche Note überprüfen ließe — und zwar zu einem Zeitpunkt, zu dem Eltern noch gar keine Gelegenheit hatten, das Ergebnis zu hinterfragen. Ob die Vorgabe im laufenden Jahr unverändert gilt, wissen wir nicht; die aktuellen Rundschreiben liegen uns nicht vor. Für Sie heißt das so oder so: früh sein — und den Schutz nach Art. 18 DSGVO gleich mitbeantragen. Er wirkt nur, solange es noch etwas zu schützen gibt.

Wichtig: Dieser Antrag ersetzt keinen Widerspruch (→ Widerspruch und Eilantrag).

Wenn die Schule nein sagt

Typische Antworten sind: „Kommen Sie doch zur Einsichtnahme vorbei“, „Wenden Sie sich an die durchführende Schule“, „Datenschutz“. Was jeweils dagegen steht, führt die Vorlage in den Ausfüllhinweisen auf. Wenn die Schule dabei bleibt oder gar nicht antwortet:

1. Kurz schriftlich erinnern — mit einer knappen Frist.
2. Beschwerde an das Kultusministerium. Muster für das Schreiben: Word · PDF. Eine E-Mail an die Poststelle des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus genügt, mit Ihrem Antrag und dem Schriftverkehr im Anhang. Genau das hat im dokumentierten Fall funktioniert — binnen zwei Tagen.
3. Beschwerde beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz (Art. 77 DSGVO) — für den datenschutzrechtlichen Teil, kostenfrei und wahlweise schon parallel zu Schritt 2. Am einfachsten über das Online-Formular des Landesbeauftragten; Anlagen lassen sich dort hochladen. Muster für den Text: Word · PDF.

Zurück zum Überblick: → Probeunterricht.

Quellen: Art. 12, 15, 18 DSGVO; Art. 29 BayVwVfG; § 3 GSO. EuGH, Urteile vom 20.12.2017, C-434/16 (Nowak), vom 04.05.2023, C-487/21 (CRIF), und vom 26.10.2023, C-307/22 (FT/DW); BVerwG, Urteil vom 30.11.2022 – 6 C 10.21. Schreiben der MB-Dienststelle für die Gymnasien in Oberbayern-West vom 17.03.2023 zum Aufnahmeverfahren, Nr. 2.2.4 (Beobachtung an den schriftlichen Tagen), Nr. 2.5 (Korrekturvorschriften, Erkennbarkeit der Note) und Nr. 2.6 (Niederschrift und Protokolle); Rundschreiben der Ministerialbeauftragten zum Aufnahmeverfahren 2024 (Oberbayern-West vom 29.02.2024, Nr. 3; Unterfranken; Oberpfalz) — sämtlich nicht veröffentlicht; liegen uns vor. Schreiben des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus an eine Schulleitung vom Mai 2026 sowie an die Erziehungsberechtigten vom Juni 2026 (nicht veröffentlicht; liegen uns vor). Schreiben der MB-Dienststelle Oberbayern-West vom 17.03.2023, Nr. 2.5 und 2.6 (nicht veröffentlicht; liegt uns vor).

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